Klarer ikke å dokumentere halvparten av refusjonene

I 2017 betalte Helfo i alt ut 1,7 milliarder kroner for fysioterapi. Rundt halvparten av dette gikk til fysioterapeuter som fikk refusjon for takstene A2a-f.

Da Helfo gjorde en kontroll i fjor, ba de om å få journalnotater og dokumentasjon for 200 regninger fra 183 fysioterapeuter. I en tredjedel av tilfellene sendte ikke fysioterapeuten inn journalnotater. I andre tilfeller sendte fysioterapeuten inn gamle journalnotater, eller så manglet det vesentlig informasjon i journalnotatene Helfo fikk. Rapporten fra Helfo finnes i høyremargen HER.

Halvparten av sakene ikke dokumentert

Samlet sett hadde fysioterapeutene i over halvparten av sakene ikke dokumentert at han eller hun hadde krav på refusjonen. Er Helfos inntrykk at fysioterapeuter er dårligere på å dokumentere enn en del andre yrkesgrupper? spør Fysioterapeuten.

- Helfo har ikke hatt en tilsvarende kontroll av andre behandlergrupper, og vi kan derfor ikke si noe på mer generelt grunnlag om andre grupper. Men ut fra de konkrete etterkontrollene vi har gjort, er vårt inntrykk at fysioterapeutene er den gruppen som i minst grad kan dokumentere sine refusjonskrav, sier seksjonssjef Bente Fjeld Ludvigsen i Helfo kontroll.

Fører ikke løpende journal

Hun sier at det at enkelte fysioterapeuter har sendt journalnotater fra tidligere behandlinger enn den Helfo har bedt om, tyder på at ikke alle fører løpende journal.

-Journaler for tidligere behandlinger er da sendt oss for å belyse hvilken behandling som skal ha blitt gitt på senere dato. I de tilfellene der vi har konkludert med at det mangler noe i dokumentasjonen, har vi fått journalnotat med et innhold som ikke sier oss noe om den konkretet behandlingen som er gitt. Det kan for eksempel stå "som før", "ingen forandring", "øvelser sal" eller "behandling i 20 minutter". Det kan også være tilfeller der fysioterapeuten har bruker forkortelser og begreper som ikke er mulig for annet helsepersonell å forstå, forklarer Ludvigsen.

Bekymret for pasientsikkerheten

Helfo sier at de også tenker på pasientsikkerheten, når journaler viser seg å være mangelfulle.

-Det at fysioterapeuten ikke kan vise i pasientens journal, til hvilke behandlingsfaglige vurderinger som er gjort, hvilken type behandling som er gitt, hvilken behandlingsplan som er lagt og hvilken effekt pasienten har av behandlingen, utgjør etter vår vurdering en stor risiko for pasientens sikkerhet. Dette perspektivet er ikke en del av vurderingskriteriene når vi gjør våre kontroller, men vi varsler alltid Fylkesmannen om manglende journalføring og dårlig pasientsikkerhet når vi oppdager det, sier Ludvigsen.

Ifølge seksjonssjefen følger Fylkesmannen i stor grad opp slike saker når Helfo varsler.

Krever pengene tilbake

Helfo vil som regel kreve at refusjonen betales tilbake når fysioterapeutens dokumentasjon ikke er i orden. Noen kan miste retten til å drive for trygdens regning. Ludvigsen sier at Helfo i slike saker vurderer om de i fremtiden kan ha tillit til fysioterapeuten.

-Vi ser på faktorer som graden av utvist skyld, størrelsen på det feilutbetalte beløpet, lovovertredelsens art og omfang og om behandleren tidligere har gjort seg skyldig i liknende handlinger eller unnlatelser, sier hun.

Tas på alvor

– Funnene i Helfos kontrollrapport må tas på alvor, sier forbundsleder Fred Hatlebrekke i Norsk Fysioterapeutforbund (NFF) til fysio.no.

– Kontrollen viser at vi som yrkesgruppe må bli enda bedre på å dokumentere våre refusjonskrav. Det gjelder både av hensyn til pasienten og fysioterapeutens omdømme. Fysioterapeuter har i dag et meget godt omdømme blant innbyggerne. Det er en tillit som må ivaretas. Dokumentasjonskravet er også vel så viktig for å sikre god samhandling med annet autorisert helsepersonell.

Han sier at resultatene i rapporten vil presenteres og diskuteres både med Helsedirektoratet og med NFF. Rapporten vil også bli oversendt Helsetilsynet til orientering.

Nedprioriterer administrasjon

Helfo har ved en tidligere anledning hatt workshop og spørreundersøkelse med fysioterapeuter om refusjon og dokumentasjon. Der oppga flere at administrasjon ble nedprioritert og at de heller holdt høy aktivitet rundt behandling og inntjening. Fysioterapeutene var enige i at dokumentasjon er viktig for god behandling, men mange oppga at administrasjon er for tid- og ressurskrevende. Flere mente det var uklart hva som kreves av dokumentasjon. Andre tenkte at mye av ansvaret for å rette opp feil ligger hos Helfo, EPJ-leverandørene og de elektroniske løsningene.

Helfo blir spurt om hva de mener fysioterapeuter bør gjøre for å bedre dokumentasjonen, og hvordan de tenker å følge opp dette.

-Dersom fysioterapeuten oppfyller dokumentasjonsplikten han eller hun har etter helsepersonelloven, vil fysioterapeuten også kunne dokumentere refusjonskravene sine til Helfo. Helfo har ingen plan nå om en konkret oppfølgingskontroll til kartleggingskontrollen, men spørsmålet om dokumentasjon vil naturlig komme opp i forbindelse med alle våre etterkontroller av refusjonsutbetalinger, sier Ludvigsen.